fbpx















Bij mobiel werken heb je niet meer een ‘eigen’ bureau, maar flexplekken. Je kunt dan locatieonafhankelijk werken, onderweg, thuis of op een werkplek op kantoor. Hoe werkt dat? Lees hier alles wat je moet weten over flexwerkplekken.

Wat is een flexibele werkplek?

Sinds een aantal jaar is de standaard werkplek op kantoor vervangen door het principe van een flexibele werkplek. Je medewerker bepaalt hier (deels) zelf waar en wanneer hij of zij werkt. Een flexibele werkplek is een plek waar je een dag of een paar uurtjes gaat zitten om bepaalde taken uit te voeren.

Een flexwerkplek kan een werkplek op kantoor zijn, maar ook een werkplek op een externe locatie. In dat laatste geval betaal je meestal voor de tijd die je de plek gebruikt. Bijvoorbeeld bij Bur’eau in Gent ;). 

Er zijn ook veel koffietentjes waar je gratis kunt flexwerken, maar daar zijn vaak minder faciliteiten. Ook kan het er flink rumoerig worden, waardoor je medewerkers zich minder goed kunnen focussen. Noise cancelling koptelefoons kunnen hierbij helpen.

Waarom gebruikmaken van een flexwerkplek?

Het is steeds makkelijker geworden om flexibel te werken. De desktop is steeds meer uit de gratie geraakt en er zijn veel tools en apps beschikbaar waarmee je op afstand kunt samenwerken. 

Documenten staan in de cloud, een chat-app maakt kort overleg tussen collega’s mogelijk en dankzij online meetings kan je live vergaderen. Ook kun je overal internetten, houd er als IT-afdeling wel rekening mee dat WiFi buiten je organisatie niet altijd veilig is. Een VPN is daarom zeker aan te raden. 

Hoe kies je externe flexibele werkplekken uit?

De werkplekken op kantoor aanpakken en thuiswerken faciliteren is al een goede stap naar mobiel werken. Maar je kunt nog een stap verder gaan door flexplekken op locatie aan te bieden. Even werken in een andere omgeving bevordert de creativiteit.

Soms is het ook gewoon vooral praktisch. Als je werknemers veel onderweg zijn, kunnen ze die paar uur tussendoor beter op een flexibele werkplek in de buurt werken dan eerst helemaal naar kantoor moeten rijden.

Externe flexwerkplek kiezen

Het aanbod van flexwerkplekken op locatie is enorm. Hoe kies je hierin de meest handige en beste optie voor jouw werknemers? Prijs en locatie zijn uiteraard belangrijke factoren. Houd ook rekening met de extra faciliteiten, de flexibiliteit (kun je op ieder gewenst moment daar werken, ook last minute?) en de sfeer.

Welk type bedrijven en ondernemers werken er vooral? Zie je mogelijkheden qua netwerk voor je bedrijf? Is het bijvoorbeeld een bron voor samenwerkingen, potentiële klanten of nieuwe medewerkers?

Hoe creëer je de juiste werkplek op kantoor?

Veel bedrijven die overstappen op mobiel werken pakken ook de werkvloer (gefaseerd) aan. De werkplek op kantoor is hierin veel meer geworden dan een leuk ingericht bureau. Kantoortuinen, belhokken, stiltezones en brainstormkamers zijn veelvoorkomende termen in dit soort nieuwe kantoren.

Het is belangrijk om vooraf goed uit te zoeken welke taken de verschillende werknemers uitvoeren en hoeveel behoefte er is aan welk soort ruimtes. Niets zo vervelend als wanneer er te weinig vergaderruimtes zijn en werknemers daardoor op dagelijkse basis met klanten in de kantoortuin moeten vergaderen.

Waar moet je op letten als je werknemers flexplekken aanbiedt?

Om flexwerken tot een succes te maken is het belangrijk afspraken vast te leggen. Dat is nodig om mobiel werken echt tot een succes te maken. Je legt deze afspraken vast in een hybride werken beleid. Zie het als spelregels zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. Zoals:

  • Bereikbaarheid: hoe weet je waar iemand is en of hij of op afspraak, te storen of juist vrij is? Tip: gebruik bijvoorbeeld een chattool waarop mensen kunnen aangeven of ze ‘bezet’ of ‘beschikbaar’ zijn. Het is ook handig om medewerkers toegang tot elkaars online agenda te geven.
  • Communicatie-etiquette: wanneer pak je de telefoon en wanneer stuur je een mail? Waarvoor las je een vergadering in en wanneer spreek je face-to-face af? Tip: voorkom dat werknemers voortdurend uit hun concentratie gehaald worden. Stel ook regels op voor het laagdrempelige, maar wel afleidende, chatten.
  • Werkplek claimen: door iedere dag ergens anders te gaan zitten, is er meer interactie tussen verschillende collega’s. Dan moet je alleen wel voorkomen dat werknemers een flexplek claimen en zo alsnog vaste werkplekken creëren. Tip: zeker de kleinere (vergader)ruimtes zijn vaak populair. Maak deze beschikbaar op inschrijving.
Bron: https://www.ikwilmobielwerken.nl/werkplek-inrichten/flexwerkplek-inrichten/flexibele-werkplek-creeren-zo-doe-je-dat/